Im März ruft ein Eigentümer an. Die Hausgeldabrechnung für das Vorjahr sei noch nicht da, der frühere Verwalter habe sie immer bis Ende Juni verschickt, und das stehe doch so im Gesetz. Es steht nicht im Gesetz. Was dort steht, was in die Abrechnung gehört und welche Zeitvorgaben die Gerichte heute ansetzen, klären wir hier.
- Die Hausgeldabrechnung ist die Jahresabrechnung nach § 28 Abs. 2 WEG. Die Betriebskostenabrechnung für Mieter ist ein eigenes Dokument.
- Beschlossen wird über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse, nicht über die Abrechnung als Ganzes.
- Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Das LG Koblenz hält die frühere Regel „bis 30. Juni“ unter neuem Recht für nicht übertragbar.
- Eine verbindliche Frist entsteht durch den Verwaltervertrag.
Die Abrechnung für das letzte Jahr steht noch aus? Wir bereiten sie in Ihrem DOMUS oder SCALARA so vor, dass Sie nur noch prüfen und freigeben.
Kostenloses ErstgesprächHausgeldabrechnung, Jahresabrechnung, Betriebskostenabrechnung
„Hausgeldabrechnung“ ist der Name aus dem Alltag. Das Gesetz spricht von der Jahresabrechnung. Nach § 28 Abs. 2 WEG stellt der Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan auf, die darüber hinaus die Einnahmen und Ausgaben enthält. Sie richtet sich an die Eigentümer und rechnet die Vorschüsse ab, die im Jahr als Hausgeld gezahlt wurden.
Die Betriebskostenabrechnung für Mieter ist ein eigenes Dokument. Der vermietende Eigentümer leitet sie aus seiner Einzelabrechnung ab und lässt dabei alles weg, was nicht auf Mieter umgelegt werden darf, etwa Verwaltungskosten oder die Zuführung zur Rücklage. Wie das geht, steht im Beitrag zur Nebenkostenabrechnung für die Eigentumswohnung.
- § 28 Abs. 2 WEG
- Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Wohnungseigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse. Dazu stellt der Verwalter eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan auf, die auch die Einnahmen und Ausgaben enthält.
- LG Koblenz, Urt. v. 05.02.2024 – 2 S 34/23 WEG
- Die frühere Annahme, die Abrechnung sei bis zum 30. Juni vorzulegen, ist auf das neue Recht nicht übertragbar. Vor Ablauf des dritten Quartals liegt keine Pflichtverletzung vor.
- § 18 Abs. 4 WEG
- Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen.
- § 45 WEG
- Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden.
Was in die Abrechnung gehört
Die Gesamtabrechnung zeigt alle Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft im Kalenderjahr. Abgerechnet wird grundsätzlich, was tatsächlich geflossen ist. Die Heiz- und Warmwasserkosten sind die Ausnahme, sie werden nach dem Verbrauch des Abrechnungszeitraums verteilt. Den Unterschied erklären wir im Beitrag zum Soll- und Ist-Prinzip.
Die Einzelabrechnung verteilt diese Kosten auf jede Einheit. Maßstab ist der Verteilerschlüssel, gesetzlich das Verhältnis der Miteigentumsanteile nach § 16 Abs. 2 WEG, sofern die Gemeinschaftsordnung oder ein Beschluss nichts anderes vorsieht. Den Kosten der Einheit werden die beschlossenen Vorschüsse gegenübergestellt. Aus dem Unterschied ergibt sich, ob nachgezahlt wird oder ob die Vorschüsse angepasst werden.
Die Erhaltungsrücklage sollte für jeden Eigentümer nachvollziehbar sein: was ihr zugeführt und was entnommen wurde. Den Stand der Rücklagen zum Jahresende enthält zusätzlich der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG, ein eigenes Dokument neben der Abrechnung.
Worüber die Eigentümer beschließen
Seit dem WEMoG beschließen die Eigentümer nicht mehr über die Abrechnung als Ganzes. Nach § 28 Abs. 2 Satz 1 WEG beschließen sie über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse. Gegenstand des Beschlusses ist also das Ergebnis je Einheit. Was das für die Berechnung bedeutet, steht im Beitrag zur Abrechnungsspitze.
Wer den Beschluss für fehlerhaft hält, muss ihn innerhalb eines Monats anfechten und die Klage innerhalb von zwei Monaten nach der Beschlussfassung begründen (§ 45 WEG). Vor der Versammlung kann jeder Eigentümer die Verwaltungsunterlagen einsehen, auch die Einzelabrechnungen der anderen Eigentümer (§ 18 Abs. 4 WEG). Das ist ein Recht auf Einsicht. Einen Anspruch darauf, dass ihm alle Unterlagen zugeschickt werden, gibt § 18 Abs. 4 WEG nicht.
Bis wann muss die Hausgeldabrechnung vorliegen?
Eine feste Frist nennt das Gesetz nicht. § 28 Abs. 2 WEG sagt nur, dass die Abrechnung nach Ablauf des Kalenderjahres aufzustellen ist. Unter dem alten Recht hat die Rechtsprechung oft angenommen, dass die Abrechnung im ersten Halbjahr des Folgejahres vorliegen soll. Daher stammt die verbreitete Annahme „bis 30. Juni“.
Das Landgericht Koblenz hat 2024 entschieden, dass sich diese Faustregel nicht auf das neue Recht übertragen lässt (Urt. v. 05.02.2024 – 2 S 34/23 WEG). Vor Ablauf des dritten Quartals sah das Gericht keine Pflichtverletzung der Verwaltung. Das ist die Entscheidung eines Landgerichts und keine Regel des Bundesgerichtshofs. Andere Gerichte können strenger urteilen.
Für die Praxis gilt: Die Abrechnung sollte so rechtzeitig fertig sein, dass die Eigentümer im Folgejahr darüber beschließen können, in der Regel in der ordentlichen Versammlung. Eine verbindliche Frist entsteht, wenn sie im Verwaltervertrag vereinbart ist. Die Pflicht, die Abrechnung aufzustellen, trifft die Gemeinschaft. Der Verwalter erfüllt sie für die Gemeinschaft. Was das bei einem Wechsel der Verwaltung bedeutet, steht im Beitrag Verwalterwechsel und Vorjahresabrechnung.
Das Gesetz setzt keinen Stichtag. Maßstab ist, dass die Eigentümer im Folgejahr auf einer vollständigen und abgestimmten Abrechnung beschließen können.
So bereiten wir die Abrechnung vor
Bevor eine Zahl in die Abrechnung geht, stimmen wir die Bankkonten zum 31. Dezember ab. Danach gleichen wir die Sollstellungen der Vorschüsse mit den Zahlungen je Einheit ab, buchen die Heizkostenabrechnung des Messdienstes ein und vergleichen jede Kostenart mit dem Vorjahr. Auffällige Abweichungen klären wir mit der Verwaltung, bevor die Abrechnung gedruckt wird.
Die vollständige Liste der Prüfschritte steht in der Checkliste zur Jahresabrechnung. Für Gemeinschaften mit Eigentümerwechsel im Jahr gilt zusätzlich: Die Abrechnung ist einheitsbezogen. Wer zum Zeitpunkt des Beschlusses im Grundbuch steht, erhält das Ergebnis.
Checkliste: Hausgeldabrechnung aufstellen
- Bankkonten abgestimmtAlle Konten der Gemeinschaft stimmen zum 31. Dezember mit dem Kontoauszug überein.
- Vorschüsse je EinheitSollstellungen und Zahlungen sind je Einheit abgeglichen, Rückstände bekannt.
- Heizkosten nach VerbrauchDie Abrechnung des Messdienstes ist übernommen und mit den Kosten abgestimmt.
- VerteilerschlüsselJede Kostenart wird nach dem Schlüssel aus Gemeinschaftsordnung oder Beschluss verteilt.
- Rücklage nachvollziehbarZuführungen und Entnahmen sind für jeden Eigentümer erkennbar.
- VermögensberichtEr liegt als eigenes Dokument vor und wird mit der Abrechnung versandt.
- BeschlussvorlageDer Antrag lautet auf Nachschüsse oder Anpassung der Vorschüsse je Einheit.
Dieser Beitrag gibt die fachliche Einschätzung aus der Buchhaltungspraxis wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
