Betriebskostenabrechnung für die vermietete Eigentumswohnung: Warum die Hausgeldabrechnung nicht weitergereicht werden darf.

Der Klassiker in der Sondereigentumsverwaltung: Die Jahresabrechnung der WEG liegt vor, der vermietende Eigentümer möchte sie „einfach an den Mieter weiterleiten“. Das geht nicht – weil Hausgeld und Betriebskosten zwei verschiedenen Rechtsordnungen folgen. Wer die Positionen nicht sauber trennt, erstellt eine Abrechnung, die der Mieter mit einem Satz aushebeln kann.

Zwei Abrechnungen, zwei Rechtsgebiete

Die Hausgeldabrechnung folgt dem WEG-Recht. Sie enthält alle Kosten, die der Gemeinschaft entstanden sind – Verwaltung, Erhaltung, Rücklage, Bankgebühren – verteilt nach dem Schlüssel der Gemeinschaftsordnung, meist Miteigentumsanteile.

Die Betriebskostenabrechnung folgt dem Mietrecht. Umgelegt werden darf nur, was § 556 Abs. 1 BGB in Verbindung mit § 2 Betriebskostenverordnung als Betriebskosten definiert – und was im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart ist. Fehlt die Vereinbarung, trägt der Vermieter die Kosten selbst.

Beides sind Ist-Abrechnungen, beide beziehen sich auf dieselbe Wohnung – und trotzdem sind weder Positionen noch Schlüssel noch Fristen identisch.

Was aus der Hausgeldabrechnung herausfällt

Vier Positionen stehen in praktisch jeder WEG-Abrechnung und haben in der Betriebskostenabrechnung nichts verloren:

• Verwaltervergütung – Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV ausdrücklich keine Betriebskosten.
• Zuführung zur Erhaltungsrücklage – Rücklagen und Instandhaltung sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV ausgeschlossen, egal ob die Rücklage im Jahr verbraucht wurde oder nicht.
• Erhaltungs- und Reparaturkosten – auch dann nicht umlagefähig, wenn sie direkt aus dem laufenden Hausgeld bezahlt wurden.
• Bankgebühren, Rechts- und Beratungskosten, Beiratsvergütung – alles Verwaltungskosten.

Umlagefähig bleiben die klassischen Betriebskosten des § 2 BetrKV: Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung, Müll, Hausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Versicherungen, Hauswart (ohne Reparaturanteil), Antenne/Kabel, Sonstiges nur bei Vereinbarung.

Grundsteuer ist dabei der Sonderfall: Sie läuft meist nicht über die WEG, sondern wird dem Eigentümer direkt vom Finanzamt zugestellt – und muss trotzdem in die Betriebskostenabrechnung.

Der Verteilerschlüssel: Mietvertrag schlägt Gemeinschaftsordnung

Die WEG verteilt nach Miteigentumsanteilen oder nach dem Schlüssel der Gemeinschaftsordnung. Im Mietverhältnis gilt § 556a Abs. 1 BGB: ohne abweichende Vereinbarung wird nach Wohnfläche umgelegt, verbrauchsabhängige Kosten nach Verbrauch. Heizung und Warmwasser folgen zwingend der Heizkostenverordnung – mindestens 50 Prozent nach Verbrauch.

In der Praxis bedeutet das: Der Anteil, den die WEG dem Eigentümer zugerechnet hat, ist nicht automatisch der Anteil, den der Mieter zahlt. Erst wenn der Mietvertrag ausdrücklich auf den WEG-Schlüssel verweist, darf er übernommen werden. Andernfalls müssen die Gesamtkosten der Gemeinschaft neu auf die Wohnfläche verteilt werden – und dafür braucht der Vermieter die Gesamtabrechnung, nicht nur seine Einzelabrechnung.

Die 12-Monats-Frist wartet nicht auf die Eigentümerversammlung

Nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB muss die Betriebskostenabrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (Satz 3).

Genau hier scheitern viele vermietende Eigentümer: Die WEG beschließt die Jahresabrechnung oft erst im Herbst oder später – die Mietfrist läuft aber bereits am 31. Dezember ab. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass die fehlende Beschlussfassung der Gemeinschaft den Vermieter nicht entlastet. Er muss notfalls auf Grundlage der Belege und Zahlungen abrechnen, die ihm vorliegen, und darf nicht auf den Beschluss warten.

Die Konsequenz für die Buchhaltung: Die umlagefähigen Kosten müssen unterjährig so erfasst sein, dass die Betriebskostenabrechnung auch ohne beschlossene WEG-Abrechnung erstellt werden kann. Umgekehrt hat der Mieter nach Zugang zwölf Monate Zeit für Einwendungen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB) – danach ist die Abrechnung auch für ihn verbindlich.

So trennen wir Hausgeld und Betriebskosten in der Buchhaltung

In der Sondereigentumsverwaltung führen wir für jede vermietete Einheit zwei Ebenen: die Hausgeldzahlungen an die Gemeinschaft und die Betriebskostenvorauszahlungen des Mieters. Die Hausgeldabrechnung der WEG wird nicht übernommen, sondern ausgewertet – Position für Position mit der Kennzeichnung umlagefähig / nicht umlagefähig und dem Schlüssel aus dem Mietvertrag.

Vorauszahlungen des Mieters sind dabei nichts anderes als Vorschüsse: Sie stehen der Abrechnung gegenüber, der Saldo ist Nachzahlung oder Guthaben. Eine Betriebskostenabrechnung, die „Hausgeld 2025“ als Position führt, ist in jedem Fall fehlerhaft – auch wenn die Summe zufällig stimmt.

Checkliste: Von der Hausgeld- zur Betriebskostenabrechnung

1. Mietvertrag prüfenWelche Betriebskosten sind vereinbart, welcher Schlüssel, welcher Abrechnungszeitraum?
2. Gesamtabrechnung anfordernNicht nur die Einzelabrechnung – für die Neuverteilung nach Wohnfläche werden die Gesamtkosten gebraucht.
3. Positionen markierenJede Kostenart der WEG-Abrechnung als umlagefähig / nicht umlagefähig kennzeichnen.
4. Grundsteuer ergänzenDirekt vom Finanzamt, nicht aus der WEG-Abrechnung.
5. Heizkosten gesondertHeizkostenabrechnung nach HeizkostenV übernehmen, nicht den WEG-Anteil.
6. Frist terminierenZugang beim Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums – unabhängig vom WEG-Beschluss.
7. Vorauszahlungen gegenüberstellenIst-Vorauszahlungen des Mieters, nicht Hausgeldzahlungen des Eigentümers.

Dieser Beitrag gibt die fachliche Einschätzung aus der Buchhaltungspraxis wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.