Eine Gemeinschaft wechselt zum 1. Januar die Verwaltung. Im Februar fragt der Beirat, wer jetzt die Abrechnung für das vergangene Jahr macht. Der alte Verwalter verweist auf sein beendetes Mandat, der neue auf das Jahr, das er nicht verwaltet hat. Der Bundesgerichtshof hat diese Frage im September 2025 entschieden.
- Die Pflicht zur Jahresabrechnung trifft die Gemeinschaft. Der amtierende Verwalter erfüllt sie, auch für Vorjahre (BGH, Urt. v. 26.09.2025 – V ZR 206/24).
- Bei einem Wechsel zum 31. Dezember stellt der neue Verwalter die Abrechnung für das abgelaufene Jahr auf.
- Der Verwaltervertrag kann den alten Verwalter verpflichten, das letzte Jahr noch abzurechnen.
- Der alte Verwalter muss alle Unterlagen herausgeben, auch die elektronischen, und über seine Tätigkeit Rechnung legen.
Sie übernehmen eine Gemeinschaft und das Vorjahr ist noch offen? Wir stimmen die Übergabe ab und stellen die Abrechnung in Ihrem DOMUS oder SCALARA auf.
Kostenloses ErstgesprächWas der BGH entschieden hat
Im Urteil vom 26.09.2025 (V ZR 206/24) stellt der Bundesgerichtshof klar: Zur Erstellung der Jahresabrechnung ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer verpflichtet. Der bestellte Verwalter handelt dabei als ihr ausführendes Organ. Deshalb muss er auch Abrechnungen für Vorjahre aufstellen, die bei seinem Amtsantritt noch ausstehen.
Die Pflicht entsteht nach § 28 Abs. 2 WEG mit Ablauf des Kalenderjahres. Bei einem Wechsel zum 31. Dezember ist der bisherige Verwalter an diesem Tag noch im Amt, die Abrechnungspflicht entsteht aber erst danach. Er schuldet die Abrechnung für das abgelaufene Jahr deshalb nicht mehr als Organ der Gemeinschaft. Sie fällt dem neuen Verwalter zu.
- BGH, Urt. v. 26.09.2025 – V ZR 206/24
- Zur Erstellung von Jahresabrechnungen ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer verpflichtet. Als ausführendes Organ muss der bestellte Verwalter auch ausstehende Abrechnungen für Vorjahre erstellen.
- § 28 Abs. 2 WEG
- Nach Ablauf des Kalenderjahres stellt der Verwalter eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan auf.
- §§ 675, 667 BGB
- Der Verwalter hat herauszugeben, was er zur Ausführung des Auftrags erhalten und aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat.
- §§ 675, 666, 259 BGB
- Der Verwalter schuldet Auskunft und nach Beendigung Rechenschaft über seine Tätigkeit.
Wann der alte Verwalter doch noch abrechnen muss
Anders kann es liegen, wenn der Wechsel im Lauf des Folgejahres stattfindet, etwa zum 30. April. Dann war die Abrechnungspflicht schon entstanden, als der alte Verwalter noch im Amt war. Was bis zu seinem Ausscheiden nicht erledigt ist, muss der neue Verwalter als Organ der Gemeinschaft nachholen.
Daneben zählt der Verwaltervertrag. Ist dort ausdrücklich vereinbart, dass der Verwalter auch nach dem Ende seiner Amtszeit noch die Abrechnung für das letzte volle Jahr aufstellt, kann die Gemeinschaft das aus dem Vertrag verlangen. Der BGH weist auf diese Möglichkeit hin. Wer einen Verwalter bestellt oder abberuft, sollte diese Frage deshalb im Vertrag regeln, ebenso wie die Vergütung des neuen Verwalters für Abrechnungen aus Vorjahren.
Ohne Unterlagen keine Abrechnung
Der neue Verwalter kann nur abrechnen, wenn er die Unterlagen hat. Der ausgeschiedene Verwalter muss alle Verwaltungsunterlagen an die Gemeinschaft herausgeben (§§ 675, 667 BGB). Dazu gehören auch elektronisch gespeicherte Daten, also die Buchhaltung im Verwaltungsprogramm. Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Vergütung hat er an den Unterlagen nach der Rechtsprechung nicht.
Zusätzlich schuldet er Rechnungslegung über seine Tätigkeit (§§ 675, 666, 259 BGB). Für die Übernahme heißt das: eine geordnete Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben bis zum Übergabestichtag, mit Belegen. Fehlt sie, kann die Gemeinschaft sie verlangen. Ohne sie wird die Vorjahresabrechnung für den neuen Verwalter zur Rekonstruktion aus Kontoauszügen.
Die Abrechnung schuldet die Gemeinschaft. Aufstellen muss sie der Verwalter, der im Amt ist, wenn sie fällig wird.
Was wir bei einer Übernahme zuerst prüfen
Wenn wir für eine Verwaltung die Buchhaltung einer übernommenen Gemeinschaft aufsetzen, prüfen wir zuerst die Kontoauszüge des ganzen Vorjahres und die Salden zum Übergabestichtag. Danach die offenen Posten je Einheit, den Stand der Erhaltungsrücklage, die beschlossenen Vorschüsse aus dem Wirtschaftsplan und den Stand der Heizkostenabrechnung beim Messdienst.
Passen Kontostand und übergebene Buchhaltung nicht zusammen, klären wir die Differenz, bevor die erste Buchung im neuen Jahr läuft. Wie man den Übergang in der Buchhaltung selbst organisiert, beschreibt der Beitrag Wenn die Buchhalterin kündigt. Was in die Abrechnung gehört, die dann zu erstellen ist, steht im Beitrag zur Hausgeldabrechnung.
Checkliste: Übernahme mit offener Vorjahresabrechnung
- Stichtag festhaltenZu welchem Tag endet das alte Mandat, und ist die Abrechnungspflicht da schon entstanden?
- Verwaltervertrag lesenIst eine Abrechnung nach Amtsende vereinbart? Ist die Vergütung für Vorjahre geregelt?
- Unterlagen anfordernBelege, Verträge, Beschlüsse und den Datenexport aus dem Verwaltungsprogramm.
- Rechnungslegung verlangenEinnahmen und Ausgaben bis zum Übergabestichtag mit Belegen.
- Konten abstimmenKontoauszüge des ganzen Vorjahres gegen die übergebene Buchhaltung.
- Offene Posten und RücklageRückstände je Einheit und Stand der Erhaltungsrücklage zum Stichtag.
Dieser Beitrag gibt die fachliche Einschätzung aus der Buchhaltungspraxis wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
