Laufende Buchhaltung
Objektbuchhaltung und Kontenführung – laufend aktuell, direkt in Ihrem System.
Übergabe in vier Wochen
Buchhaltung auslagern – ohne Kontrollverlust.
Sie wollen die Buchhaltung Ihrer Hausverwaltung abgeben? Hier steht, wie die Übergabe abläuft, wer danach was macht und welche Zusagen Sie von uns bekommen – ohne Systemwechsel, direkt in Ihrem DOMUS oder SCALARA.
- WEG, Miete & Gewerbe
- Ab 100 Einheiten
- Monatlich kündbar
- › Woche 1 · Kickoff, AVV & Zugängeerledigt ✓
- › Woche 2 · Konten & Stammdatenerledigt ✓
- › Woche 3 · Parallelbetriebläuft
- › Woche 4 · Übergabegeplant
- › Erster Statusberichtvorbereitet
- › Regelbetriebin 9 Tagen
4 Wochenvom Kickoff bis zum Regelbetrieb
1 WerktagAntwortzeit auf Rückfragen im Alltag
2 Personenfeste Ansprechpartner, die sich gegenseitig vertreten
0 MigrationIhre Daten bleiben in Ihrem System
Der Ablauf
Von der Zusage zum Regelbetrieb in vier Wochen.
So übernehmen wir Ihre Buchhaltung – ohne dass im Tagesgeschäft etwas liegen bleibt. Zu jeder Woche steht dabei, was sie Ihr Team kostet.
- Woche 1
Kickoff & Zugänge
Gemeinsamer Starttermin, Auftragsverarbeitungsvertrag, personalisierte Zugänge in Ihrem System und zum Bankkonto – Leseberechtigung oder Freigabeverfahren nach Ihrer Wahl. Wir legen fest, welche Bereiche wir übernehmen.
Ihr Aufwandca. 2 Stunden - Woche 2
Konten & Stammdaten
Wir gleichen Bankkonten, offene Posten, Rücklagen und Stammdaten ab und dokumentieren den Ist-Stand. Rückstände und Altlasten benennen wir offen und planen sie separat ein.
Ihr AufwandRückfragen beantworten - Woche 3
Parallelbetrieb
Wir buchen bereits laufend, Ihr Team schaut mit. Abstimmungswege, Freigaben und Ablagen werden eingespielt, erste Mahn- und Zahlläufe laufen nach Ihren Regeln.
Ihr Aufwandca. 1 Stunde pro Woche - Woche 4
Übergabe & Regelbetrieb
Die Verantwortung geht vollständig auf uns über. Sie bekommen zwei feste Ansprechpartner, einen festen Berichtsrhythmus und wissen jederzeit, wo Ihre Buchhaltung steht.
Ab jetztMonatspauschale, keine Überraschungen
Zuständigkeiten
Wer macht was – klar geregelt.
Outsourcing funktioniert, wenn beide Seiten wissen, wo die Grenze liegt. So teilen wir die Arbeit.
Bleibt bei Ihnen
Die Verwaltung
- Verantwortung nach außen
- Kontakt zu Eigentümern, Mietern und Beiräten
- Beschlüsse, Versammlungen, Wirtschaftsplan-Entscheidungen
- Freigabe von Zahlungen nach Ihrem Freigabeverfahren
- Verträge mit Dienstleistern und Versorgern
- Fachliche Entscheidungen im Einzelfall
Übernimmt HausEasy
Die laufende Buchhaltung
- Bankumsätze täglich buchen und zuordnen
- Rechnungsmanagement, Mieter und Eigentümer buchen
- Mahnläufe und Zahlläufe nach Ihren Regeln vorbereiten
- Jahresabrechnung, Betriebs- und Heizkostenabrechnung
- Wirtschaftspläne, Rücklagen und Vermögensbericht
- Monatlicher Statusbericht mit offenen Punkten
Keine Schattenbuchhaltung. Alles passiert in Ihrem DOMUS oder SCALARA. Sie sehen jede Buchung sofort, und wenn Sie die Zusammenarbeit beenden, ist nichts zu migrieren.
Was wir auslagern
Vier Bereiche. Ein Partner.
Komplett oder in einzelnen Bereichen – je nachdem, wo bei Ihnen der Engpass liegt. Die Pakete und Preise je Einheit finden Sie auf der Preisseite.
Abrechnungen
Hausgeld-, Betriebs- und Heizkostenabrechnung sowie Gewerbe – pünktlich und prüffähig.
Zahlungsverkehr
SEPA-Lastschriften, Überweisungen, Mahnwesen und Forderungsmanagement.
Reporting & DATEV
Auswertungen für Beirat und Eigentümer – und die saubere Übergabe an den Steuerberater.
Unsere Zusagen
Worauf Sie sich verlassen können.
Feste Regeln für die Zusammenarbeit – vom ersten Tag an und jeden Monat gleich.
1 WerktagAntwortzeit
Rückfragen beantworten wir an Werktagen innerhalb eines Arbeitstags – per E-Mail, Teams oder Telefon.
Fristenim Griff
Jahresabrechnungen liegen zum vereinbarten Termin vor – wir planen die Abrechnungssaison im Januar mit Ihnen durch.
2feste Ansprechpartner
Zwei Personen kennen Ihre Objekte. Urlaub und Krankheit fangen wir im Team auf, nicht Sie.
AVVnach Art. 28 DSGVO
Personalisierte Zugänge, nur die Rechte, die Sie uns einräumen. Ihre Daten verlassen Ihr System nicht.
DOMUS ⇄ SCALARASystemwechsel? Egal.
Wir kennen beide Systeme von innen und buchen bei einem Umstieg einfach weiter.
Monatlichkündbar
Keine Mindestlaufzeit von zwölf Monaten. Drei Monate Frist für eine saubere Rückübergabe.
Ehrlich beantwortet
Die Bedenken, die wir im Erstgespräch hören.
Verlieren wir die Kontrolle über unsere Zahlen?
Nein – eher das Gegenteil. Weil wir in Ihrem System arbeiten, sehen Sie jede Buchung in Echtzeit. Dazu kommt ein monatlicher Statusbericht mit offenen Posten, Rückständen und anstehenden Fristen, den viele Verwaltungen vorher gar nicht hatten.
Unsere Buchhaltung ist zu speziell für Externe.
Wir haben selbst verwaltet, DOMUS im 3rd-Level-Support betreut und arbeiten täglich in SCALARA. Eigentümerwechsel, Sonderumlagen, Heizkostenabgrenzung, Vermögensbericht: Das ist unser Alltag, kein Sonderfall.
Was, wenn es nicht passt?
Dann trennen wir uns sauber. Monatlich kündbar, drei Monate Frist, nichts zu migrieren – Ihre Daten waren nie woanders. Das Risiko eines Versuchs ist bewusst klein gehalten.
Wie reagieren unsere Mitarbeiter?
Meist erleichtert. Die Buchhaltung ist in vielen Verwaltungen der Engpass, der alle anderen aufhält. Ihr Team gewinnt Zeit für Eigentümer, Objekte und Versammlungen – und behält die Hoheit über alle Entscheidungen.
Passt es?
Für wen sich Outsourcing lohnt – und für wen nicht.
Lohnt sich, wenn …
- Sie ab etwa 100 Einheiten verwalten und eine Buchhalterstelle unbesetzt, überlastet oder gefährdet ist
- Sie wachsen und nicht mit jedem neuen Bestand Personal aufbauen wollen
- Jahresabrechnungen regelmäßig zu spät fertig werden
- Sie mit DOMUS ERP oder SCALARA arbeiten
Lohnt sich (noch) nicht, wenn …
- Sie unter 100 Einheiten verwalten – dafür ist unser Modell nicht ausgelegt
- Sie eine andere Software einsetzen – Ausnahme: für immoware24 und impower vergeben wir ab 2027 Pilotplätze
- Sie die Buchhaltung ausschließlich als Stundenleistung einkaufen möchten
Alle Verwaltungsarten
Ein Partner für WEG, Miete und Gewerbe.
Wohnungseigentum
WEG-Buchhaltung
Die anspruchsvollste Disziplin – beschlusskonform, prüffähig und nach WEMoG.
- Hausgeldabrechnung & Wirtschaftsplan
- Erhaltungsrücklage & Vermögensbericht
- Abrechnungsspitze & Einzelabrechnung
- Beschlusskonforme Buchung
Bereit für die Eigentümerversammlung
Wohnraum
Mietbuchhaltung
Saubere Mietkonten und Abrechnungen, die Mieter verstehen – und die halten.
- Sollstellung & Mieteingangskontrolle
- Betriebs- & Heizkostenabrechnung
- Mahnwesen & Forderungsmanagement
- Mietanpassungen & Indexierung
Fristgerecht nach BGB & BetrKV
Gewerbeobjekte
Gewerbebuchhaltung
Die Besonderheiten gewerblicher Objekte – von Umsatzsteuer bis Umlageschlüssel.
- Umsatzsteuer-Option & Vorsteuer
- Staffel- & Indexmieten
- Gewerbenebenkostenabrechnung
- Komplexe Umlageschlüssel
Steuerlich sauber vorbereitet
Für größere Bestände
Sie wachsen – wir wachsen mit.
Ob einige hundert oder mehrere tausend Einheiten: Bei größeren Beständen übernehmen wir schrittweise – Objekt für Objekt, mit klarer Übergabe statt Umstellung über Nacht.
Als Gründer sind wir Ihre Ansprechpartner für alle wichtigen Entscheidungen. Im Alltag arbeitet Ihr festes Team nach unseren Standards – mit eingearbeiteter Vertretung, damit nichts an einer einzelnen Person hängt.
Darauf können Sie sich verlassen
- Übernahme in Wellen statt Umstellung über Nacht
- Feste Betreuung mit eingearbeiteter Vertretung
- Monatlicher Bericht zu Stand und offenen Punkten
- Dokumentierte Buchungsregeln je Objekt
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
Fachwissen
Aus unserer Praxis
Jahresabrechnung-Checkliste für Verwalter: Von Januar bis zum Beschluss
Vier Phasen, 17 Punkte: Belege, Kontenabgleich, Abgrenzung, offene Forderungen und Verbindlichkeiten, Rücklagenentwicklung, Abrechnungsspitze, Vermögensbericht und der WEMoG-konforme Beschluss.
Artikel lesen
DOMUS-Buchhaltung auslagern: So starten wir in Ihrem System
Eigener Benutzer, Einleseparameter, Bankzugang, Abrechnungsstand, Onboarding-Termin: Was wir von Ihnen brauchen und wie der Start in DOMUS ERP oder DOMUS 4000 abläuft.
Artikel lesen
Hausgeld zurückhalten, weil die Abrechnung fehlt? Der BGH sagt Nein
BGH V ZR 190/24: Eigentümer dürfen Vorschüsse nicht einbehalten – auch nicht, wenn die Jahresabrechnung seit Jahren fehlt.
Artikel lesenHäufige Fragen
Fragen zum Ablauf.
Was Verwaltungen vor der Übergabe wissen wollen.
Frage im Erstgespräch stellenWie lange dauert die Übergabe der Buchhaltung?
In der Regel vier Wochen vom Kickoff bis zum Regelbetrieb: Zugänge und AVV in Woche 1, Konten- und Stammdatenabgleich in Woche 2, Parallelbetrieb in Woche 3, Übergabe in Woche 4. Bei sauberen Daten geht es schneller, bei Rückständen planen wir die Aufarbeitung separat ein.
Müssen wir für das Outsourcing unsere Software wechseln?
Nein. Wir arbeiten per gesichertem Zugang direkt in Ihrem DOMUS ERP oder SCALARA. Es gibt keine Datenmigration, keine Schattenbuchhaltung und keinen Export – alles bleibt in Ihrem System.
Was bleibt bei uns, was übernimmt HausEasy?
Sie behalten Eigentümer- und Mieterkontakt, Beschlüsse, Freigaben und die Verantwortung nach außen. Wir übernehmen die laufende Buchung, den Zahlungsverkehr, Mahnläufe, Abrechnungen und Wirtschaftspläne – nach festen, gemeinsam vereinbarten Regeln.
Wie schnell antwortet HausEasy im Alltag?
Rückfragen beantworten wir an Werktagen innerhalb eines Arbeitstags. Bankumsätze werden täglich gebucht. Sie haben zwei feste Ansprechpartner, die sich gegenseitig vertreten.
Was passiert, wenn wir die Software wechseln?
Dann wechseln wir mit. Da wir in Ihrem System arbeiten und nicht in einem eigenen, läuft die Buchhaltung bei einem Umstieg von DOMUS auf SCALARA oder umgekehrt weiter – wir kennen beide Systeme von innen.
Ist ausgelagerte Buchhaltung DSGVO-konform?
Ja. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Der Zugriff erfolgt über personalisierte Zugänge mit den Rechten, die Sie uns einräumen; Ihre Daten verlassen Ihr System nicht.
Können wir jederzeit kündigen?
Ja. Die Zusammenarbeit läuft monatlich mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten, damit eine saubere Rückübergabe möglich ist. Es gibt keine Mindestlaufzeit von zwölf Monaten.
Ab welcher Größe lohnt sich das Auslagern?
Ab 100 Einheiten. Die Monatspauschale richtet sich nach Ihren Einheiten und dem Leistungsumfang – unsere Beispielpreise gelten für eine Verwaltung mit 500 Einheiten (Miete und WEG); bei Gewerbe oder kleineren Beständen kann der Preis je Einheit höher liegen. In der Regel ist das deutlich weniger als eine eigene Teilzeitstelle und enthält Vertretung, Fristenkontrolle und Software-Know-how. Ob es sich in Ihrem Fall rechnet, sagen wir Ihnen im Erstgespräch offen.
Buchhaltung Hausverwaltung outsourcen
Ausgelagerte Buchhaltung für Hausverwaltungen – WEG, Miete und Gewerbe.
Wer die Buchhaltung seiner Hausverwaltung outsourcen will, sucht keinen Steuerberater, sondern ein Team, das Objektbuchhaltung, Zahlungsverkehr und Abrechnungen im Alltag zuverlässig erledigt. HausEasy übernimmt die laufende Buchhaltung für WEG-Verwaltung, Mietverwaltung, Sondereigentums- und Gewerbeverwaltung – direkt in DOMUS ERP oder SCALARA, ohne Datenmigration und ohne Schattenbuchhaltung.
Die Übergabe dauert in der Regel vier Wochen: Kickoff mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Abgleich von Konten und Stammdaten, Parallelbetrieb und Übergabe in den Regelbetrieb. Danach buchen wir Bankumsätze täglich, bereiten Mahn- und Zahlläufe vor und erstellen Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan sowie Betriebs- und Heizkostenabrechnung fristgerecht. Abgerechnet wird mit fester Monatspauschale je Einheit, ab 100 Einheiten, monatlich kündbar.