Jahresabrechnung-Checkliste für Verwalter: Von Januar bis zum Beschluss.

Fristen, Belege, Abgrenzung, Abrechnungsspitze, Vermögensbericht, Beschluss: Diese Checkliste führt in vier Phasen durch die WEG-Jahresabrechnung – so, wie eine Buchhaltung sie jedes Jahr gleich abarbeitet, damit im Juni nichts fehlt.

Vier Phasen statt einer Deadline

Die Jahresabrechnung ist in den meisten Verwaltungen kein fachliches, sondern ein organisatorisches Problem. Die Regeln sind bekannt – Ist-Prinzip, Heizkostenabgrenzung, Abrechnungsspitze, Vermögensbericht. Was fehlt, ist eine Reihenfolge, die jedes Jahr gleich abläuft und die verhindert, dass im Mai noch Belege fehlen, die im Januar hätten angefordert werden müssen – oder dass der Vermögensbericht Forderungen zeigt, die nie abgestimmt wurden.

Die folgende Checkliste ist in vier Phasen gegliedert: Vorbereiten (Januar), Buchen und Abstimmen (Februar bis März), Erstellen und Prüfen (April bis Mai), Beschließen (bis Juni). Die Monate sind ein Vorschlag für das Kalenderjahr als Wirtschaftsjahr; bei abweichendem Wirtschaftsjahr verschieben sie sich entsprechend. Nach der Rechtsprechung zur ordnungsmäßigen Verwaltung sollte die Abrechnung in der Regel innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres vorliegen, damit die Eigentümer rechtzeitig darüber beschließen können.

Januar: Belege anfordern, Konten abstimmen

Im Januar passiert das, was im Mai nicht mehr aufzuholen ist: Belege anfordern. Versorger-Jahresrechnungen, Heizkostenabrechnung des Messdienstes, Versicherungsrechnungen, Hausmeister- und Reinigungsverträge, Zinsbescheinigungen der Bank für die Rücklagenkonten. Wer eine Liste je Objekt führt, welche Belege erwartet werden, sieht sofort, was fehlt.

Parallel wird der Kontenabgleich zum 31.12. gemacht: Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben muss exakt den Endbestand jedes Kontos ergeben – Girokonto, Rücklagenkonten, Festgelder. Jede Differenz, die hier auffällt, ist leichter zu finden als im April.

Zur Klarheit: Abgerechnet wird jetzt das gerade abgelaufene Wirtschaftsjahr – im Januar 2027 also das Jahr 2026. Die Abrechnung des Jahres davor (2025) sollte bis dahin erstellt und beschlossen sein, denn die Abrechnungsspitzen und Rücklagenstände bauen aufeinander auf. In der Praxis ist das oft nicht der Fall: Viele Verwaltungen haben noch ein oder zwei Jahre offen. Dann gilt die Reihenfolge der Jahre – erst das älteste offene Jahr fertigstellen und beschließen lassen, dann das nächste. Wer versucht, 2026 abzurechnen, während 2025 noch offen ist, baut auf Anfangsständen auf, die sich noch ändern.

Februar bis März: Buchen, abgrenzen, offene Posten abstimmen

Die Gesamtabrechnung folgt dem Ist-Prinzip: Es zählt, was im Wirtschaftsjahr tatsächlich geflossen ist. Offene Forderungen, Rückstellungen und periodengerechte Abgrenzungen gehören nicht hinein – mit einer einzigen Ausnahme: die Heizkosten. Sie werden verbrauchsabhängig nach Heizkostenverordnung abgerechnet, also nach dem Verbrauch des Abrechnungszeitraums und nicht nach den gezahlten Abschlägen. Bei bevorratetem Brennstoff gilt: Anfangsbestand plus Zukäufe minus Endbestand.

Dass offene Posten nicht ins Zahlenwerk gehören, heißt aber nicht, dass man sie ignorieren darf – im Gegenteil. Der zentrale Schritt dieser Phase ist die Abstimmung der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten zum Stichtag. Auf der Forderungsseite: Hausgeldrückstände je Einheit, noch offene Abrechnungsspitzen aus beschlossenen Vorjahren, Sonderumlagen, Forderungen gegen Dritte (Versicherung, Versorger). Auf der Seite der Verbindlichkeiten: zum 31.12. noch nicht bezahlte Rechnungen, Guthaben der Eigentümer aus beschlossenen Abrechnungen, Darlehen. Jede dieser Positionen muss abgestimmt und belegt sein, denn sie landet im Vermögensbericht – und sie entscheidet darüber, ob die Rücklagenentwicklung stimmt.

Denn hier hängt beides zusammen: Die Erhaltungsrücklage wird nur mit dem zugeführt, was tatsächlich gezahlt wurde. Der Rücklagenanteil eines Eigentümers, der sein Hausgeld nicht gezahlt hat, ist keine Zuführung, sondern eine Forderung. Die Rücklagenentwicklung – Anfangsbestand plus tatsächliche Zuführungen plus Zinsen minus Entnahmen gleich Endbestand – muss deshalb gegen die Zahlungseingänge abgestimmt werden, nicht gegen das Soll aus dem Wirtschaftsplan und nicht gegen den Saldo des Rücklagenkontos. Weicht der buchhalterische Rücklagenstand vom Bankbestand ab (ausstehende Rücklagenanteile, vorübergehend für die Bewirtschaftung verwendete Mittel), muss die Differenz erklärbar sein und im Vermögensbericht nachvollziehbar werden. Wer nach Bankkonto bucht, weist an dieser Stelle falsche Rücklagenstände aus.

Ein letzter Punkt dieser Phase: Eigentümerwechsel im Jahr. Die Abrechnung ist einheitsbezogen, nicht personenbezogen – es gibt keine Zwischenabrechnung, die Abrechnungsspitze schuldet, wer bei Beschlussfassung im Grundbuch steht.

April bis Mai: Erstellen und prüfen

Die Einzelabrechnung verteilt die Kosten der Gesamtabrechnung nach den gültigen Umlageschlüsseln – Miteigentumsanteile, Wohnfläche, Einheiten, Verbrauch – und stellt sie den geschuldeten Vorschüssen laut Wirtschaftsplan gegenüber. Die Differenz ist die Abrechnungsspitze: Sie wird beschlossen, nicht die Abrechnung als Ganzes. Ob der Eigentümer seine Vorschüsse tatsächlich gezahlt hat, spielt für die Spitze keine Rolle; Rückstände laufen getrennt über das Mahnwesen und erscheinen als Forderung im Vermögensbericht.

Der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG ist der Ort, an dem die in Phase 2 abgestimmten offenen Posten sichtbar werden: Stand der Erhaltungsrücklage (buchhalterisch, mit Erläuterung einer Abweichung zum Bankbestand), Forderungen gegen Eigentümer und Dritte, Verbindlichkeiten der Gemeinschaft, Bankbestände und sonstiges wesentliches Gemeinschaftsvermögen. Er ist keine Bilanz, aber er zeigt, was die Abrechnung bewusst nicht zeigt – und nur so bleibt das Ist-Zahlenwerk sauber, ohne dass Informationen verloren gehen.

Dazu kommen die haushaltsnahen Dienstleistungen nach § 35a EStG: Die Bescheinigung je Einheit ist im WEG nicht ausdrücklich geregelt, gehört aber zum Standard einer ordnungsmäßigen Abrechnung und ist mit wenigen Handgriffen ableitbar. Vor dem Versand ein Plausibilitätslauf im Vier-Augen-Prinzip: Summe aller Einzelabrechnungen gleich Gesamtabrechnung? Umlageschlüssel je Objekt gegen die Teilungserklärung und Beschlüsse geprüft? Heizkostenverteilung des Messdienstes übernommen, nicht die Abschläge? Rücklagenentwicklung gegen Zahlungseingänge abgestimmt? Vermögensbericht vollständig und mit den OP-Listen identisch?

Bis Juni: Versammlung und Beschluss

Die Abrechnung wird den Eigentümern mit der Einladung zur Versammlung zur Verfügung gestellt; üblich sind mindestens drei Wochen Vorlauf. Der Beschlusstext muss zum WEMoG passen: Beschlossen werden die Nachschüsse bzw. die Anpassung der Vorschüsse (die Abrechnungsspitzen), nicht die Genehmigung der Abrechnung. Ein Beschluss „Die Jahresabrechnung wird genehmigt“ geht ins Leere.

Nach dem Beschluss: Abrechnungsspitzen als Forderung bzw. Guthaben buchen, Fälligkeit nach Teilungserklärung oder Beschluss, Mahnwesen für Nachzahlungen anstoßen. Diese Spitzen sind ab jetzt Forderungen und Verbindlichkeiten der Gemeinschaft – und damit Teil der offenen Posten, die im nächsten Jahr wieder abgestimmt werden. Dann beginnt mit dem Wirtschaftsplan für das Folgejahr der nächste Zyklus – idealerweise im selben Beschlusslauf.

Die Checkliste zum Abhaken

1. Belegliste je Objekt (Januar)Versorger, Messdienst, Versicherung, Dienstleister, Zinsbescheinigungen – anfordern und abhaken.
2. Kontenabgleich zum 31.12.Anfangsbestand + Einnahmen − Ausgaben = Endbestand, für jedes Konto inklusive Rücklagen.
3. Ältere Jahre zuerstIst die Abrechnung des Jahres davor noch offen, kommt sie zuerst – Spitzen und Rücklagenstände bauen aufeinander auf.
4. Ist-Prinzip einhaltenKeine Forderungen, Rückstellungen oder Abgrenzungen in der Gesamtabrechnung – außer Heizkosten.
5. Heizkosten abgrenzenVerbrauch des Abrechnungszeitraums, bei Bevorratung: Anfangsbestand + Zukauf − Endbestand.
6. Forderungen zum Stichtag abstimmenHausgeldrückstände je Einheit, offene Abrechnungsspitzen aus Vorjahren, Sonderumlagen, Forderungen gegen Dritte – belegt und abgestimmt.
7. Verbindlichkeiten zum Stichtag abstimmenUnbezahlte Rechnungen zum 31.12., Guthaben der Eigentümer aus beschlossenen Abrechnungen, Darlehen.
8. Rücklagenentwicklung abgleichenAnfangsbestand + tatsächliche Zuführungen + Zinsen − Entnahmen = Endbestand; Zuführung nur aus gezahlten Anteilen, nicht aus dem Soll.
9. Rücklage: Buchhaltung vs. BankWeicht der buchhalterische Rücklagenstand vom Bankbestand ab, muss die Differenz erklärbar sein und im Vermögensbericht erscheinen.
10. Eigentümerwechsel geprüftKeine Zwischenabrechnung; Spitze schuldet der Eigentümer bei Beschlussfassung.
11. Umlageschlüssel abgeglichenTeilungserklärung und Beschlüsse gegen die Schlüssel in der Software, je Objekt.
12. Abrechnungsspitze gegen das SollVerteilte Kosten minus geschuldete Vorschüsse laut Wirtschaftsplan – nicht minus gezahlte.
13. Vermögensbericht erstelltRücklagenstand mit Erläuterung, Forderungen, Verbindlichkeiten, Bankbestände, Gemeinschaftsvermögen – identisch mit den abgestimmten OP-Listen.
14. § 35a-BescheinigungHaushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen je Einheit ausweisen.
15. Plausibilität im Vier-Augen-PrinzipSumme Einzelabrechnungen = Gesamtabrechnung; Messdienst-Verteilung übernommen; Rücklage gegen Zahlungen; Bericht liegt bei.
16. Beschlusstext WEMoG-konformBeschlossen werden Nachschüsse bzw. Anpassung der Vorschüsse – nicht die „Genehmigung“.
17. Nach dem BeschlussSpitzen als Forderung/Guthaben buchen, Fälligkeit setzen, Mahnwesen anstoßen, Wirtschaftsplan für das Folgejahr vorlegen.

Dieser Beitrag gibt die fachliche Einschätzung aus der Buchhaltungspraxis wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.