Die Kündigung kommt selten passend. Die Abrechnungssaison steht bevor, eine Eigentümerversammlung ist terminiert, und das Wissen darüber, wie die Bankumsätze eingelesen werden, welche Objekte Sonderfälle sind und wo Rückstände liegen, steckt in einem Kopf. Die gute Nachricht: Mit der Kündigung beginnt eine Frist. Wer sie nutzt, verliert die Person – aber nicht die Buchhaltung.
- Die Kündigungsfrist ist die Zeit, in der das Wissen noch im Haus ist – sie gehört der Dokumentation.
- Stand je Objekt schriftlich festhalten: Bankabgleich, offene Jahre, ungeklärte Posten, laufende Mahnungen.
- Sollstellungen, Zahlungen, Mahnläufe und die Betriebskostenfrist dürfen in der Übergangszeit nicht reißen.
Keine Zeit für die Details? Wir übernehmen Ihre Buchhaltung – direkt in DOMUS oder SCALARA.
Kostenloses ErstgesprächDie ersten zwei Wochen: Wissen sichern
Das Wichtigste zuerst: Das Wissen muss aus dem Kopf in eine Dokumentation, solange die Kollegin noch da ist. Nicht als Roman, sondern als Liste, die eine fremde Person abarbeiten kann.
- Zugänge: Software-Benutzer, Online-Banking, Banking-Client, Messdienst-Portale, Postfächer – mit Rechten und Ansprechpartnern.
- Einrichtung: Einleseparameter, gemerkte Buchungen, Buchungsregeln, Mahnstufen, Zahlungsläufe.
- Sonderfälle je Objekt: abweichende Schlüssel, Sondereigentums-Zähler, Gewerbeeinheiten mit Umsatzsteuer, Vereinbarungen mit einzelnen Eigentümern.
- Wiederkehrende Termine: Sollstellungen, Abschlagszahlungen, Versicherungsfälligkeiten, Fristen der Messdienste.
- § 556 Abs. 3 BGB
- Betriebskostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums; danach keine Nachforderung, sofern der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat.
- § 28 Abs. 2 WEG
- Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Eigentümer auf Grundlage der Jahresabrechnung über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse.
- Art. 28 DSGVO
- Bei Übergabe an einen externen Dienstleister ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich.
Den tatsächlichen Stand aufnehmen
Neben dem Wie braucht es das Wo: Wie weit ist die Buchhaltung je Objekt wirklich? Bankkonten bis zu welchem Datum abgestimmt, welche Wirtschaftsjahre offen, welche Umsätze ungeklärt, welche Belege ungebucht, welche Mahnverfahren laufen?
Dieser Stand sollte schriftlich und je Objekt festgehalten werden – idealerweise mit einem Bankabgleich zum Stichtag. Er ist die Grundlage für jede Nachfolge und schützt beide Seiten: Was danach auftaucht, lässt sich sauber zuordnen.
Was nicht liegen bleiben darf
In der Übergangszeit müssen nicht alle Aufgaben laufen, aber einige dürfen nicht reißen. Dazu gehören die monatlichen Sollstellungen und Lastschrifteinzüge, die Zahlung fälliger Rechnungen der Gemeinschaften und die Mahnläufe bei Hausgeldrückständen.
Bei vermieteten Einheiten läuft zusätzlich die Abrechnungsfrist für Betriebskosten: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, sonst sind Nachforderungen ausgeschlossen. Und die Jahresabrechnungen der Gemeinschaften müssen rechtzeitig zur Versammlung vorliegen, wie es Verwaltervertrag und Planung vorsehen.
Nachbesetzen, überbrücken oder auslagern
Eine Nachbesetzung mit WEG-Erfahrung braucht Zeit – Suche, Kündigungsfrist der neuen Kraft, Einarbeitung in Ihre Software und Ihre Objekte. In dieser Zeit fehlt die Kapazität genau dann, wenn sie gebraucht wird.
Eine Überbrückung mit Aushilfen löst das selten, weil die Systemkenntnis fehlt. Die Alternative ist, die Buchhaltung ganz oder teilweise an einen spezialisierten Dienstleister zu geben, der in Ihrer Software arbeitet und keine Einarbeitung ins System braucht. Ob dauerhaft oder als Brücke bis zur Nachbesetzung, entscheiden Sie.
Eine Kündigung lässt sich nicht verhindern – der Verlust des Wissens schon.
So gelingt die Übergabe an einen Dienstleister
Am besten startet die Übergabe, solange die ausscheidende Kollegin noch da ist: ein gemeinsamer Termin, die Dokumentation als Grundlage, offene Fragen direkt geklärt. Der Dienstleister bekommt einen eigenen Benutzer in Ihrem System, die Daten bleiben bei Ihnen, und jede Buchung ist für Sie sichtbar.
Wie das bei uns konkret läuft – vom Kickoff über den Parallelbetrieb bis zum Regelbetrieb – steht auf der Seite Buchhaltung outsourcen. Die ersten drei Monate sind dabei Testphase: Sie sehen, wie wir arbeiten, bevor Sie sich festlegen.
Checkliste: Übergabe nach einer Kündigung
- Zugänge auflistenSoftware, Banking, Messdienste, Postfächer – mit Rechten und Ansprechpartnern.
- Einrichtung dokumentierenEinleseparameter, Buchungsregeln, Mahnstufen, Zahlungsläufe.
- Sonderfälle je ObjektAbweichende Schlüssel, Gewerbe, Vereinbarungen mit Eigentümern.
- Stand zum StichtagBankabgleich, offene Wirtschaftsjahre, ungeklärte Umsätze, ungebuchte Belege.
- Termine sichernSollstellungen, Lastschriften, Rechnungszahlungen, Mahnläufe.
- Fristen prüfenBetriebskostenabrechnungen, Jahresabrechnungen, Versammlungstermine.
- Nachfolge startenNachbesetzung oder Dienstleister – Übergabe möglichst mit der ausscheidenden Kollegin.
Dieser Beitrag gibt die fachliche Einschätzung aus der Buchhaltungspraxis wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
