Mietkaution in der Buchhaltung: Treuhandgeld, das nie auf dem Mietkonto landen darf.

In vielen Mietbuchhaltungen taucht die Kaution als Zahlungseingang auf dem Mietkonto auf – und verschwindet beim Auszug als Zahlungsausgang. Dazwischen liegt sie auf dem Geschäftskonto des Vermieters. Das ist nicht nur unübersichtlich, sondern rechtswidrig: § 551 BGB verlangt die getrennte Anlage. Wie Kautionen korrekt angelegt, gebucht und abgerechnet werden – und was bei Eigentümerwechsel passiert.

Was § 551 BGB vorschreibt

Die Kaution darf höchstens das Dreifache der Nettokaltmiete betragen (§ 551 Abs. 1 BGB). Der Mieter darf sie in drei gleichen Monatsraten zahlen; die erste ist zu Beginn des Mietverhältnisses fällig (Abs. 2). Der Vermieter muss eine Geldkaution getrennt von seinem Vermögen bei einem Kreditinstitut zum üblichen Zinssatz für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist anlegen (Abs. 3). Die Zinsen stehen dem Mieter zu und erhöhen die Kaution.

Entscheidend ist die Insolvenzsicherheit: Die Kaution muss als Treuhandvermögen erkennbar sein – Kautionskonto, Kautionssparbuch oder Sammel-Treuhandkonto mit Einzelausweis. Geld auf dem laufenden Geschäftskonto erfüllt diese Anforderung nicht, auch wenn es rechnerisch „reserviert“ ist.

Die Kaution ist keine Einnahme

Buchhalterisch ist die Kaution eine Verbindlichkeit gegenüber dem Mieter, gegenfinanziert durch das Guthaben auf dem Kautionskonto. Sie gehört nicht auf das Mietkonto des Mieters und nicht in die Einnahmen des Objekts.

So führen wir sie: Der Zahlungseingang wird gegen das Kautionskonto (Aktiva) und die Kautionsverbindlichkeit (Passiva) gebucht – je Mieter als eigener Posten. Zinsgutschriften erhöhen beide Seiten. Die Mietbuchhaltung bleibt dadurch sauber: Die Sollstellung der Miete und die Kaution laufen getrennt, und in der Betriebskostenabrechnung taucht die Kaution nie als Zahlung auf.

Ein Kautionsverzeichnis mit Mieter, Einheit, Betrag, Anlagedatum, Konto und Zinsstand ist Pflichtbestandteil jeder ordentlichen Mietbuchhaltung – beim Verwalterwechsel ist es das erste Dokument, das verlangt wird.

Abrechnung nach Mietende: Prüffrist, Einbehalt, Aufrechnung

Mit Rückgabe der Wohnung entsteht der Rückzahlungsanspruch des Mieters – aber nicht sofort fällig. Der Vermieter hat eine angemessene Prüffrist, um Ansprüche aus dem Mietverhältnis festzustellen. Die Rechtsprechung geht meist von drei bis sechs Monaten aus; je nach Einzelfall kann sie kürzer oder länger sein.

Einbehalten werden darf, was konkret und nachvollziehbar offen ist: Mietrückstände, Schäden über die normale Abnutzung hinaus, eine noch ausstehende Betriebskostennachzahlung. Für die Betriebskosten darf ein angemessener Teil der Kaution bis zur Abrechnung zurückbehalten werden, nicht die gesamte Kaution.

Der Bundesgerichtshof hat 2024 klargestellt, dass der Vermieter innerhalb der Kautionsabrechnung auch mit Schadensersatzansprüchen aufrechnen darf, die bereits verjährt sind – sofern sie vor Ablauf der Verjährung entstanden sind und die Kaution gerade diese Ansprüche sichern sollte. Für die Buchhaltung heißt das: Schadenspositionen beim Auszug sofort dokumentieren und beziffern, nicht erst bei der Abrechnung.

Eigentümer- und Verwalterwechsel

Verkauft der Eigentümer die vermietete Wohnung, geht das Mietverhältnis nach § 566 BGB auf den Erwerber über – und mit ihm die Kaution. Der Erwerber haftet dem Mieter auf Rückzahlung, auch wenn er die Kaution vom Verkäufer nie erhalten hat (§ 566a BGB). Der Verkäufer bleibt daneben haftbar, wenn der Mieter beim Erwerber nicht zu seinem Geld kommt.

Praktisch: Beim Verkauf muss das Kautionskonto übertragen oder der Betrag samt Zinsen an den Erwerber ausgekehrt und im Kautionsverzeichnis dokumentiert werden. Beim Verwalterwechsel gilt dasselbe – das Verzeichnis und die Kontounterlagen gehen mit. Fehlt beides, beginnt der neue Verwalter mit einer Verbindlichkeit, die er nicht kennt.

Typische Fehler in der Verwaltungspraxis

• Kaution auf dem Geschäftskonto: Verstoß gegen § 551 Abs. 3 BGB – der Mieter kann die Miete bis zur ordnungsgemäßen Anlage zurückhalten.
• Kaution als Mieteinnahme gebucht: verfälscht Mietkonto, Betriebskostenabrechnung und Objektergebnis.
• Zinsen vergessen: Bei der Rückzahlung fehlen die aufgelaufenen Zinsen – ein Mieter mit Anwalt merkt das.
• Pauschaler Einbehalt: „Wir behalten erst mal alles“ ohne bezifferte Forderung hält vor Gericht nicht.
• Kein Kautionsverzeichnis: Beim Wechsel weiß niemand, welche Kautionen wo liegen.

Checkliste: Kaution von Einzug bis Rückzahlung

1. Höhe prüfenMaximal drei Nettokaltmieten, Ratenzahlung zulassen.
2. Getrennt anlegenKautionskonto oder Treuhand-Sammelkonto mit Einzelausweis – nie Geschäftskonto.
3. Als Verbindlichkeit buchenKautionskonto gegen Kautionsverbindlichkeit je Mieter; nicht aufs Mietkonto.
4. Verzeichnis führenMieter, Einheit, Betrag, Datum, Konto, Zinsstand.
5. Zinsen jährlich buchenGutschrift erhöht Kaution und Verbindlichkeit.
6. Auszug dokumentierenÜbergabeprotokoll, Schäden sofort beziffern.
7. Abrechnen und auszahlenInnerhalb der Prüffrist, mit Zinsen, Einbehalte begründet.
8. Bei Verkauf übertragenKonto oder Betrag samt Zinsen an Erwerber, Verzeichnis aktualisieren.

Dieser Beitrag gibt die fachliche Einschätzung aus der Buchhaltungspraxis wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.