Der Wirtschaftsplan wirkt wie eine Formalie: Vorjahreszahlen fortschreiben, ein paar Prozent aufschlagen, beschließen lassen. Tatsächlich ist er die wichtigste Zahl des Jahres. Aus ihm entsteht jede monatliche Sollstellung, an ihm misst sich die Abrechnungsspitze, und ist er zu knapp, fehlt der Gemeinschaft im Herbst das Geld für die Heizkostenabschläge.
- Beschlossen werden die Vorschüsse je Einheit; der Gesamtwirtschaftsplan ist die Herleitung.
- Einzelpläne nach denselben Schlüsseln wie die Abrechnung – sonst entstehen künstliche Nachzahlungen.
- Fortgeltung bis zum neuen Plan und Fälligkeit gehören ausdrücklich in den Beschluss.
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Kostenloses ErstgesprächWas eigentlich beschlossen wird
Seit dem WEMoG ist die Rechtslage klar: Die Eigentümer beschließen über die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den Rücklagen. Der Verwalter stellt dafür für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan auf, der die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben enthält.
Gegenstand des Beschlusses sind also die Beträge, die jeder Eigentümer zahlen soll – nicht das Zahlenwerk an sich. Der Gesamtwirtschaftsplan ist die Herleitung, die Einzelwirtschaftspläne sind das Ergebnis. Für die Buchhaltung heißt das: Maßgeblich ist, was je Einheit beschlossen wurde, Cent für Cent.
- § 28 Abs. 1 WEG
- Die Eigentümer beschließen über die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den Rücklagen; der Verwalter stellt dazu für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan mit den voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben auf.
- § 28 Abs. 3 WEG
- Die Eigentümer können beschließen, wann Forderungen fällig werden und wie sie zu erfüllen sind.
- § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG
- Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage als Teil ordnungsmäßiger Verwaltung.
- § 16 Abs. 2 WEG
- Kostenverteilung nach Miteigentumsanteilen, abweichende Verteilung durch Beschluss möglich.
Vom Gesamtplan zu den Einzelplänen
Der Gesamtwirtschaftsplan beginnt bei den Ist-Ausgaben des Vorjahres je Kostenart und wird dann um alles ergänzt, was schon bekannt ist: neue Verträge, angekündigte Preiserhöhungen bei Versicherung, Energie und Dienstleistern, geplante kleinere Erhaltungsmaßnahmen. Dazu kommen die Einnahmen der Gemeinschaft und die beschlossene Zuführung zur Erhaltungsrücklage.
Die Einzelwirtschaftspläne verteilen jede Kostenart nach ihrem Schlüssel auf die Einheiten – also nach denselben Schlüsseln, die später in der Jahresabrechnung gelten. Wer im Plan pauschal nach Miteigentumsanteilen verteilt und in der Abrechnung nach Kostenarten, erzeugt systematisch Nachzahlungen und Guthaben, die mit dem Verbrauch nichts zu tun haben.
Bewährt hat sich, Kostenvorschüsse und Rücklagenvorschüsse im Einzelplan getrennt auszuweisen. Dann sieht jeder Eigentümer, welcher Teil seines Hausgelds in die Rücklage fließt – und die Buchhaltung kann die Zuführung mit jeder Zahlung sauber verbuchen.
Realistisch planen statt Vorjahr plus drei Prozent
Ein zu knapper Plan rächt sich doppelt: Die Gemeinschaft gerät unterjährig in Liquiditätsengpässe, und mit der Jahresabrechnung kommen hohe Nachzahlungen, die in der Versammlung niemand verstehen will. Ein deutlich überhöhter Plan bindet unnötig Geld der Eigentümer und führt zu Rückfragen.
Für Schwankungen, die sich nicht genau planen lassen, sieht das Gesetz eine saubere Lösung vor: Neben der Erhaltungsrücklage können die Eigentümer weitere Rücklagen beschließen, etwa eine Liquiditätsrücklage. Das ist transparenter als stille Aufschläge auf einzelne Kostenarten.
Fortgeltung und Fälligkeit gehören in den Beschluss
Der Wirtschaftsplan gilt für ein Kalenderjahr. Findet die Versammlung erst im Frühjahr statt, entsteht ohne Vorsorge eine Lücke, in der keine beschlossenen Vorschüsse bestehen. Deshalb sollte der Beschluss ausdrücklich regeln, dass die Vorschüsse bis zum Beschluss über einen neuen Wirtschaftsplan fortgelten.
Ebenso gehört die Fälligkeit hinein. Nach § 28 Abs. 3 WEG können die Eigentümer beschließen, wann Forderungen fällig werden und wie sie zu erfüllen sind – etwa monatlich zum dritten Werktag, per Lastschrift. Ohne klare Fälligkeit wird das Mahnwesen angreifbar.
Der Wirtschaftsplan ist der Maßstab der Abrechnungsspitze – wer ihn ungenau plant oder ungenau bucht, rechnet am Jahresende falsch ab.
Wie der Plan in die Buchhaltung kommt
Aus den Einzelwirtschaftsplänen entsteht die monatliche Sollstellung je Einheit. Ändert ein neuer Beschluss die Vorschüsse, gilt die neue Sollstellung ab dem beschlossenen Zeitpunkt – rückwirkende Änderungen nur, wenn der Beschluss das ausdrücklich vorsieht. Bei einem Eigentümerwechsel schuldet der Erwerber die Vorschüsse ab Eigentumsübergang (mehr zum Eigentümerwechsel).
Am Jahresende vergleicht die Abrechnungsspitze die anteiligen Ist-Kosten mit genau diesen beschlossenen Vorschüssen. Steht im System ein anderes Soll als im Beschluss, ist die Abrechnungsspitze falsch – auch wenn jede einzelne Buchung stimmt. Deshalb gleichen wir nach jeder Versammlung die Sollstellung mit dem Beschlussprotokoll ab, bevor der erste Monat läuft.
Checkliste: Wirtschaftsplan vom Entwurf bis zur Sollstellung
- Vorjahres-Ist je KostenartAusgangspunkt sind die tatsächlichen Ausgaben, nicht der alte Plan.
- Bekannte ÄnderungenVerträge, Preiserhöhungen, Versicherung, Energie, geplante Maßnahmen ergänzen.
- RücklagenzuführungBeschlossene Zuführung zur Erhaltungsrücklage, ggf. weitere beschlossene Rücklagen.
- Schlüssel wie in der AbrechnungJede Kostenart nach ihrem gültigen Verteilerschlüssel auf die Einheiten verteilen.
- Einzelpläne getrennt ausweisenKosten- und Rücklagenvorschuss je Einheit sichtbar machen.
- Beschluss vollständigVorschüsse, Fortgeltung bis zum neuen Plan und Fälligkeit beschließen.
- Sollstellung abgleichenNach der Versammlung Soll im System mit dem Protokoll abgleichen, dann erst buchen.
Dieser Beitrag gibt die fachliche Einschätzung aus der Buchhaltungspraxis wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
