Dach undicht, Rücklage reicht nicht, die Gemeinschaft beschließt eine Sonderumlage. In vielen Buchhaltungen wird sie dann als Ertrag des Jahres gebucht – und verzerrt Abrechnungsspitze, Rücklagenentwicklung und Vermögensbericht gleichzeitig. Die Sonderumlage ist nichts anderes als ein zusätzlicher Vorschuss nach § 28 Abs. 1 WEG. Wer sie so behandelt, hat keine Probleme in der Abrechnung.
- Die Sonderumlage ist ein Nachtrag zum Wirtschaftsplan: Vorschuss, kein Ertrag.
- Beschluss mit Gesamtbetrag, Schlüssel und Fälligkeit; Buchung als Forderung je Eigentümer, getrennt vom Hausgeld.
- In der Einzelabrechnung mindert sie als Vorschuss die Abrechnungsspitze; bei Eigentümerwechsel zahlt, wer bei Fälligkeit Eigentümer ist.
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Kostenloses ErstgesprächDie Sonderumlage ist ein Nachtrag zum Wirtschaftsplan
§ 28 Abs. 1 Satz 1 WEG verpflichtet die Eigentümer, Vorschüsse zur Kostentragung und zur Rücklage zu beschließen – das ist der Wirtschaftsplan. Reichen die beschlossenen Vorschüsse nicht, wird der Wirtschaftsplan durch Beschluss ergänzt: Das ist die Sonderumlage. Sie ist also kein eigenes Finanzierungsinstrument, sondern ein nachträglicher Vorschuss.
Daraus folgt alles Weitere: Sie entsteht durch Beschluss, sie wird fällig wie ein Vorschuss, sie wird wie ein Vorschuss abgerechnet. Und sie ist kein Ertrag der Gemeinschaft, sondern eine Forderung gegen die Eigentümer, die mit der Zahlung erfüllt wird.
- § 28 Abs. 1 WEG
- Die Eigentümer beschließen über Vorschüsse zur Kostentragung und zur Rücklage; die Sonderumlage ergänzt diesen Beschluss.
- § 16 Abs. 2 WEG
- Kostenverteilung nach Miteigentumsanteilen, soweit nichts anderes vereinbart oder beschlossen ist – gilt auch für den Schlüssel der Sonderumlage.
- § 28 Abs. 2 und 4 WEG
- Abrechnungsspitze als Nachschuss oder Anpassung der Vorschüsse; Vermögensbericht mit Rücklagenstand und wesentlichen Vermögensgegenständen.
Was der Beschluss enthalten muss
- Gesamtbetrag der Sonderumlage.
- Verteilungsschlüssel – im Regelfall der Schlüssel, der auch für die betreffende Kostenart gilt (§ 16 Abs. 2 WEG); abweichende Schlüssel nur mit entsprechendem Beschluss.
- Fälligkeit – ein Datum oder „sofort“; ohne Fälligkeitsregelung wird sie mit Beschluss fällig, in der Praxis sollte ein Termin genannt werden.
- Zweck – nicht zwingend, aber dringend empfohlen, weil er die Verwendung bindet und die Abrechnung erklärbar macht.
Fehlt der Verteilungsschlüssel oder ist er falsch, ist der Beschluss anfechtbar – und eine bereits eingezogene Sonderumlage muss nach erfolgreicher Anfechtung rückabgewickelt werden.
So buchen wir die Sonderumlage
Mit dem Beschluss stellen wir die Sonderumlage je Eigentümer soll – als Forderung auf dem Eigentümerkonto, getrennt von den laufenden Hausgeldvorschüssen. Der Zahlungseingang gleicht die Forderung aus. Weder Sollstellung noch Zahlung berühren die Kostenseite der Gemeinschaft.
Die Ausgabe, für die die Sonderumlage erhoben wurde – die Dachreparatur –, wird ganz normal als Kosten gebucht und in der Jahresabrechnung verteilt. Die Sonderumlage steht dieser Ausgabe als Vorschuss gegenüber. Nur so stimmt am Ende die Abrechnungsspitze.
Ist die Sonderumlage zur Auffüllung der Erhaltungsrücklage beschlossen, wird sie nicht gegen Kosten gestellt, sondern als Zuführung zur Rücklage geführt – wie ein zusätzlicher Rücklagenvorschuss. Dann gehört sie in die Rücklagenentwicklung, nicht in die Kostenverteilung.
Sonderumlage in Jahresabrechnung und Vermögensbericht
In der Gesamtabrechnung erscheint die gezahlte Sonderumlage als Einnahme des Jahres – Ist-Prinzip. In der Einzelabrechnung wird sie als geleisteter Vorschuss berücksichtigt: Die Abrechnungsspitze ergibt sich aus den anteiligen Kosten abzüglich aller beschlossenen Vorschüsse, also laufendes Hausgeld plus Sonderumlage. Wer die Sonderumlage hier vergisst, errechnet eine Nachzahlung für Kosten, die längst bezahlt sind.
Im Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG) zeigt sich die Sonderumlage als Bankguthaben, solange sie nicht ausgegeben ist, und als offene Forderung, solange ein Eigentümer nicht gezahlt hat. Eine zweckgebundene, noch nicht verbrauchte Sonderumlage sollte gesondert ausgewiesen werden – sonst sieht die Gemeinschaft Liquidität, die bereits verplant ist.
Eine Sonderumlage, die als Einnahme gebucht wird, bezahlt die Reparatur in der Abrechnung ein zweites Mal – aus der Tasche der Eigentümer.
Wer zahlt bei Eigentümerwechsel?
Maßgeblich ist, wer im Zeitpunkt der Fälligkeit Eigentümer ist – nicht, wer beim Beschluss im Grundbuch stand, und nicht, wer die Maßnahme „verursacht“ hat. Wird die Sonderumlage vor dem Eigentumsübergang beschlossen, aber erst danach fällig, schuldet sie der Erwerber. Ist sie vor dem Übergang fällig geworden, bleibt der Verkäufer Schuldner.
Für die Verwaltung heißt das: Fälligkeitsdatum im Beschluss nennen und beim Wechsel prüfen, ob es vor oder nach der Grundbuchumschreibung liegt. Alles Weitere regeln Käufer und Verkäufer im Kaufvertrag – nicht die Gemeinschaft.
Checkliste: Sonderumlage von Beschluss bis Abrechnung
- Beschluss prüfenGesamtbetrag, Verteilungsschlüssel, Fälligkeit, Zweck.
- SollstellenJe Eigentümer als eigene Forderung, getrennt vom laufenden Hausgeld.
- Zahlung zuordnenEingang gegen die Sonderumlage-Forderung, nicht gegen Hausgeld.
- Kosten normal buchenDie finanzierte Maßnahme wird als Ausgabe verteilt; die Sonderumlage steht als Vorschuss gegenüber.
- Rücklagen-Umlage trennenUmlage zur Auffüllung der Rücklage als Zuführung führen, nicht als Kostenvorschuss.
- EinzelabrechnungSonderumlage als geleisteten Vorschuss in der Abrechnungsspitze berücksichtigen.
- VermögensberichtUnverbrauchte zweckgebundene Mittel und offene Forderungen gesondert ausweisen.
- EigentümerwechselFälligkeit mit Datum der Grundbuchumschreibung abgleichen.
Dieser Beitrag gibt die fachliche Einschätzung aus der Buchhaltungspraxis wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
